Le constat de départ : nous avions besoin de sécuriser et de fluidifier le processus de signature de nos contrats.
En effet, nous avons constaté plusieurs axes d’optimisation :
Suite à une étude des solutions du marché et un appel d'offres, la solution AdobeSign a été retenue pour plusieurs raisons :
Le projet a été piloté conjointement par les Départements Juridique et Transformation Digitale. Nous avons adopté une stratégie de déploiement pas à pas. En effet l’enjeu n’était pas technique, mais bien d’accompagner le changement de pratique. Digitaliser un processus ne se limite pas à la proposition d’un outil qui répond au besoin mais nécessite aussi de répondre aux questionnements sur l’organisation associée et les pratiques de chaque service.
Nous avons débuté par un pilote d’une dizaine de personnes (dont les deux principaux signataires du groupe) sur un type de document simple : les accords de confidentialité. L’objectif était de mettre en pratique avec des cas réels et ainsi d'identifier les problématiques auxquelles les utilisateurs pourraient être confrontés. Ce pilote a été un succès, il nous a conforté dans notre choix et nous a permis d’améliorer notre accompagnement pour le déploiement global. La diversité des profils concernés par l’utilisation d’AdobeSign nous a conduit à proposer plusieurs webinars dédiés pour présenter la solution à nos employés (110 utilisateurs actifs) et répondre à toutes leurs interrogations.
Le partenariat avec Bechtle Comsoft a facilité le démarrage du projet. Au-delà de la formation initiale dispensée, nous avons bénéficié de leur retour d’expérience chez d’autres clients et également d’une grande proximité et réactivité pour répondre à nos interrogations. D’autre part, nous avons développé ensemble un flux sur Powerautomate. Ce flux permet de sauvegarder automatiquement une copie de chaque document final dans un SharePoint. Cet espace nous assure d’avoir tous les originaux à un seul endroit et sécurise les flux.