Le constat de départ : nous avions besoin de sécuriser et de fluidifier le processus de signature de nos contrats.
En effet, nous avons constaté plusieurs axes d’optimisation :
- Compte-tenu du développement des échanges à distance (pandémie, essor international, travail distant entre les sites), signer de façon dématérialisée s’imposait.
- Le processus de signature entrainait de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée comme l'impression/le scan/l'envoi postal, ces tâches devaient être allégées pour gagner du temps au quotidien.
- Enfin nous souhaitions faciliter le suivi des signatures et sécuriser le stockage du document final.
Suite à une étude des solutions du marché et un appel d'offres, la solution AdobeSign a été retenue pour plusieurs raisons :
- Une solution certifiée, 100% sécurisée
- Un gain d’efficacité avec un processus accéléré : envoi et signature en quelques clics, rappels automatisés et suivi en temps réel
- La facilité de prise en main de l’outil pour nos utilisateurs internes et externes
- L'intégration avec Office 365. Un webinaire sur l’intégration avec Office 365 animé par Bechtle Comsoft nous a d’ailleurs permis de comprendre l’étendue des possibilités et nous a convaincu d’opter pour AdobeSign.
Le projet a été piloté conjointement par les Départements Juridique et Transformation Digitale. Nous avons adopté une stratégie de déploiement pas à pas. En effet l’enjeu n’était pas technique, mais bien d’accompagner le changement de pratique. Digitaliser un processus ne se limite pas à la proposition d’un outil qui répond au besoin mais nécessite aussi de répondre aux questionnements sur l’organisation associée et les pratiques de chaque service.
Nous avons débuté par un pilote d’une dizaine de personnes (dont les deux principaux signataires du groupe) sur un type de document simple : les accords de confidentialité. L’objectif était de mettre en pratique avec des cas réels et ainsi d'identifier les problématiques auxquelles les utilisateurs pourraient être confrontés. Ce pilote a été un succès, il nous a conforté dans notre choix et nous a permis d’améliorer notre accompagnement pour le déploiement global. La diversité des profils concernés par l’utilisation d’AdobeSign nous a conduit à proposer plusieurs webinars dédiés pour présenter la solution à nos employés (110 utilisateurs actifs) et répondre à toutes leurs interrogations.
Le partenariat avec Bechtle Comsoft a facilité le démarrage du projet. Au-delà de la formation initiale dispensée, nous avons bénéficié de leur retour d’expérience chez d’autres clients et également d’une grande proximité et réactivité pour répondre à nos interrogations. D’autre part, nous avons développé ensemble un flux sur Powerautomate. Ce flux permet de sauvegarder automatiquement une copie de chaque document final dans un SharePoint. Cet espace nous assure d’avoir tous les originaux à un seul endroit et sécurise les flux.